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Dalla carta al digitale: riordina il tuo ufficio!

Osserva due secondi di fronte a te: la tua scrivania dell’ufficio è una immensa confusione? Estratto conti chiusi, vecchie ricevute, una marea di fogli sparpagliati, offerte e ordini.. Sei disordinato? Non sai dove trovare le cose che cerchi? Se la tua scrivania sembra più un banco pieno di fogli svolazzanti senza distinzione è ora di parlarne.
Il trend dell’ultimo decennio fortunatamente è dalla tua parte e spinge per una riduzione della stampa di carta. Comincia anche tu! Secondo Matt Peterson, Presidente e CEO di eFileCabinet, passando dalla carta ai documenti elettronici puoi ridurre le tue spese generali tra il 30% e il 40%. Non male no? Un efficace investimento!

Risparmierai tempo nel cercare i tuoi documenti, non li perderai e risparmierai anche denaro.
Se hai intenzione di iniziare questo rito di transizione, ecco che Hosting99 ti spiega come sbarazzarti dei fogli volanti e passare al digitale. Una soluzione per di più ecologica! Ecco come iniziare.

Per tantissimo tempo la carta è stata la prima alleata di ogni ufficio, come parte integrante delle principali funzioni e per la comunicazione. Fax, copie, e mail sono azioni ripetute tutti i giorni da tutti gli impiegati di ogni ufficio, che forse non sanno quali altre sagge alternative hanno per condurre il loro business. In modo da ridurre lo spreco di carta e quindi ridurre le spese, tu e il tuo staff dovete adottare gradualmente un nuovo modo di svolgere la tua attività. Non sarà facile, ma neanche impossibile!

Molte persone hanno un senso di sicurezza toccando con mano un documento piuttosto che vederlo in formato digitale. Lo stesso succede a chi preferisce leggere un libro sfogliando le pagine, piuttosto che usando un ebook. Queste persone devono capire quanto sia importante questa scelta, non solo dal punto di vista ambientale (dato che Ambiente sano = Persone sane), ma da un punto di vista logistico, economico e organizzativo. Ma i cambiamenti fanno sempre un pò paura. Il segreto per riuscirci è la pazienza.

Email

Incomincia in modo graduale. Inizia con le email: non stamparle, quelle importanti contrassegnale con delle stelline o altri simboli direttamente nella tua posta elettronica. Se hai un account Gmail sai già quanto sia facile ritrovare e suddividere la tua posta! Questa come altre poste elettroniche ti daranno la possibilità di avere sempre tutto in ordine. Non stampare, inoltra! Il modo più semplice per iniziare è appunto dove abbiamo già tante opzioni e dove possiamo scegliere. Molte banche hanno anche già realizzato un modo vantaggioso per non stampare estratto conti continuamente. Grazie alla banca online finalmente esiste una soluzione! STOP alle lettere, alle bollette, tutto quello che è cartaceo ma non deve necessariamente esserlo, e SI alle email. Troviamo il modo di trasformare la moda digitale in un beneficio che va a nostro vantaggio! Basterà cliccare un tasto e tutto sarà inviato al tuo destinatario.

Software

Scegli un software per l’organizzazione dei file adatto alla tua attività, ordinato, insomma dove puoi trovare facilmente tutti i tuoi documenti. Anche gestire i file richiede una certa abilità per cercare i documenti per lavorar in modo veloce ed efficiente. Cerca un software che abbia l’opzione di ricercare i documenti tramite parole-chiavi.

Semplifica il modo di gestire il tuo ufficio, risparmia e salva l’ambiente!

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AUTHOR - Redazione Hosting

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